センター型アウトソーシング導入事例

導入事例【3】 センター型 立替経費精算照合・承認業務

増加する介護施設にあわせて、大量処理が可能な体制づくりを構築

センター型アウトソーシング

業種:介護・福祉

従業員数:約12,000名

受託内容 全国200か所の介護施設で発生する立替経費精算、未払金支払データ作成業務
件数 月間6,000件
スケジュール 前週金曜までに発生した経費、届いた請求書を翌週火曜日必着で弊社BPOセンターへ送付
月末締分は翌月稼働4営業日までに全件承認完了

 

課題 ●以前より他のアウトソーシング会社に同様の業務を委託していたが、諸問題から見直しを検討していた
施設職員には本業である介護・福祉サービスに注力してもらいたい為、事務作業を極力行わせない仕組みを作りたかった
提案@ 「センター型」を提案
200ヶ所から届く郵便物の到着確認からデータ納品までワンストップで受託し、現場と本社の負荷を軽減
提案A メインメンバー4名とサブメンバー3名の7名チーム
●大量処理に対応できる人員と場所を確保し、週次の業務を持ちこさない体制作り
提案B お客様よりノートパソコンを借用
●お客様指定の業務ワークフロー、セキュリティソフト、メールソフトが搭載されたノートパソコンを借用
●インターネットVPN環境を構築することで安全安心な環境で経理処理を実現
ポイント ●介護施設数が確実に増加しており、対応できる環境、体制を保持していることが重要
200拠点の出納担当者とのメールやりとりも簡潔かつスピーディに行うことが現場の満足度を上げる要素であった
お客様の声 ●納期通りに仕上げて頂けているので非常に満足しています。
●他の経理業務、請求書発送など外部化を更に進めていきたいので今後も相談に乗ってください。

 

	センター型アウトソーシング導入事例

導入事例【4】 センター型 預り金精算書業務

多店舗展開特有の煩雑な作業を外部化。本社経理部の事務負担を大幅縮小。

センター型 預り金精算書業務

業種:サービス業

従業員数:800名

受託内容 出店している商業施設等から発行される「預り金精算書」からの仕訳データ作成業務
※お客様の会計システムへ取込む為のExcelフォーマットへ日付、金額、摘要を入力
件数 100店舗分
スケジュール 入金日の5日前までに預り金精算書を受領、前日までに全件入力完了

 

課題 ●正社員が担当していたが、退職に伴いアウトソーシングを検討
作業的要素が強い業務であったが、郵便物の開封、店舗別の仕分け等、アナログな前処理に時間を取られていた
提案@ 「センター型」を提案
各商業施設等から届く請求書の開封から納品までワンストップで受託し、本社経理部の負荷を軽減
提案A メインメンバー2名とサブメンバー3名の5名チーム
●大量処理に対応できる人員を場所を確保し、納品納期通りに作業を行える体制作り
提案B ●商業施設ごとに勘定科目や表記名が異なっており、お客様の勘定科目に合わせる必要があった。
●過去の処理状況の把握から着手スタートし、商業施設ごとの変換ルール整備を行った
ポイント ●商業施設ごとの特長が細かい為、把握と共有が重要
商業施設で設定された勘定科目とお客様の勘定科目が異なる時の金額分解など細かな部分もお客様に代わって適切に処理
お客様の声 ●社員の負荷を大幅に減らすことができ感謝しています。
●今後も新規出店計画が立てられていますので、引き続き対応お願いします。

 

センター型事例