導入事例【3】 センター型 立替経費精算照合・承認業務

増加する介護施設にあわせて、大量処理が可能な体制づくりを構築

センター型アウトソーシング

業種:介護・福祉

従業員数:約12,000名

受託内容 全国200か所の介護施設で発生する立替経費精算、未払金支払データ作成業務
件数 月間6,000件
スケジュール 前週金曜までに発生した経費、届いた請求書を翌週火曜日必着で弊社BPOセンターへ送付
月末締分は翌月稼働4営業日までに全件承認完了

 

課題 ●以前より他のアウトソーシング会社に同様の業務を委託していたが、諸問題から見直しを検討していた
施設職員には本業である介護・福祉サービスに注力してもらいたい為、事務作業を極力行わせない仕組みを作りたかった
提案@ 「センター型」を提案
200ヶ所から届く郵便物の到着確認からデータ納品までワンストップで受託し、現場と本社の負荷を軽減
提案A メインメンバー4名とサブメンバー3名の7名チーム
●大量処理に対応できる人員と場所を確保し、週次の業務を持ちこさない体制作り
提案B お客様よりノートパソコンを借用
●お客様指定の業務ワークフロー、セキュリティソフト、メールソフトが搭載されたノートパソコンを借用
●インターネットVPN環境を構築することで安全安心な環境で経理処理を実現
ポイント ●介護施設数が確実に増加しており、対応できる環境、体制を保持していることが重要
200拠点の出納担当者とのメールやりとりも簡潔かつスピーディに行うことが現場の満足度を上げる要素であった
お客様の声 ●納期通りに仕上げて頂けているので非常に満足しています。
●他の経理業務、請求書発送など外部化を更に進めていきたいので今後も相談に乗ってください。

 

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